SIM : Contoh Pembuka TOR Perpustakaan STIKI malang

Berikut ini adalah contoh pendahuluan dari TOR yang berhubungan dengan IT

JUDUL

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI INFORMATIKA & KOMPUTER INDONESIA (STIKI)  MALANG

Abstraksi

Sistem informasi perpustakaan merupakan fungsi penting didalam mendirikan ataupun membangun suatu perpustakaan yang efektif dan juga efisien bagi pengguna.fungsi utamanya adalah memberikan informasi kepada pembaca ataupun pengguna perihal informasi yang terdapat pada koleksi buku perpustakaan ataupun informasi tentang sistem peminjaman dan pengembalian buku ataupun koleksi perpustakaan yang lainnya.

Pengolahan data yang lambat dapat menyebabkan ketidakdisiplinan pembaca didalam hal pengembalian buku , ditambah lagi apabila suatu data tidak dicek ulang dimungkinkan pula perpustakaan dapat kehilangan aset - asetnya.Hal ini menjadikan Suatu sistem perpustakaan perlu ditingkatkan dengan pengembangan sistem perpustakaan secara terkomputerisasi.hal ini dilakukan agar pengolahan data perpustakaan  dapat dilakukan dengan cepat , efektif dan juga efisien. Penelitian ini dalam rangka melakukan pengembangan sistem informasi perpustakaan pada perpustakaan STIKI malang , meliputi : Analisis sistem , desain sistem , implementasi sistem, serta pemeliharaan sistem.

Kata Kunci : Sistem , perpustakaan ,pengembangan sistem.

1.     PENDAHULUAN

Sistem informasi perpustakaan secara umum berfungsi untuk meng-input dan memproses data data yang berhubungan dengan kegiatan dan objek yang ada di dalam suatu perpustakaan, sehingga  mempermudah operator didalam mengendalikan kegiatan yang ada di perpustakaan dan juga mempermudah pembaca dalam melakukan kegiatan di sana. 

Beberapa fungsi dasar yang ada didalam suatu sistem informasi perpustakaan adalah keterangan mengenai buku yang terdapat di perpustakaan (contohnya : informasi denah buku, pengarang , judul, peminjam , stok , dll) , Informasi sistem peminjaman dan pengembalian buku serta informasi operator ataupun pembaca.

Mengingat pentingnya peranan sistem informasi tersebut di dalam perkembangan suatu pepustakaan, maka sistem tersebut harus didesain dan dibuat secara baik agar dapat memberikan layanan yang mencukupi bagi karyawan perpustakaan (operator) ataupun pembaca serta dapat membantu pihak manajemen perpustakaan didalam pengambilan keputusan dapat berupa informasi yang berkualitas yang disajikan dalam bentuk laporan tang disertai dengan grafik.

 Didalam melakukan input dan memproses data yang ada, selama ini perpustakaan STIKI MALANG menerapkan sistem manual dengan sedikit bantuan dari komputer sebagai wadah penyimpanan data.Hal ini dapat  menyebabkan memperlambat proses peminjaman buku , redudansi data , proses penghitungan hari dan denda yang tidak efektif , serta informasi mengalami kesulitan dalam penyajiannya ke pihak manajemen.Hal ini menjadikan Sistem infomasi yang terkomputerisasi lebih dibutuhkan dibandingkan sistem perpustakaan yang masih menggunakan cara manual.Tujuan dari penelitian ini adalah membangun Sistem informasi yang terkomputerisasi yang mampu menghasilkan informasi yang berkualitas , yaitu informasi yang akurat , relevan serta real time.

2.     PEMBAHASAN

Pengembangan sistem memerlukan beberapa tahap yang disebut siklus hidup pengembangan sistem (Sistem Development Life Cycle). Siklus hidup pengembangan sistem adalah konsep yang menyatakan bahwa setiap proyek pengembangan sistem akan memiliki proses atau siklus hidup yang pada dasarnya sama, yaitu analisis sistem, perancangan sistem dan implementasi. Adapun tahap-tahap yang ditempuh dalam pengembangan sistem dalam penelitian ini, meliputi:

2.1.    ANALISIS SISTEM LAMA

2.1.1. ANALISIS KELEMAHAN SISTEM

Kelemahan dan permasalahan sistem yang ada dinilai berdasarkan kriteria menurut pendapat Wilkinson, yaitu:

a)      Flexibility (keluwesan sistem)

Sistem yang berjalan di Perpustakaan Stiki Malang belum dapat menyesuaikan dengan segala keadaan maupun perubahan yang terjadi. Sebagai contoh, jika terjadi perubahan format penulisan NRP maka perpustakaan akan merubah seluruh isi buku , ataupun jika ada pergantian format penulisan tanggal  daftar peminjaman maka karyawan akan merubah seluruh isi daftar peminjam.

b)      Accessibility (kemudahan akses)

Pencatatan manual yang diterapkan perpustakaan STIKI Malang menyebabkan data data yang telah masuk ataupun yang telah diolah hanya dapat dilihat oleh karyawan perpustakaan.

c)       Capasity (kapasitas dari sistem)

Kapasitas sistem untuk mencatat semua data yang ada di dalam perpustakaan sudah baik dalam penyimpanan data buku , karena sudah menggunakan database , tetapi di dalam  sistem pencatatan peminjaman dan pengembalian sangat terbatas, karena belum mencakup seluruh transaksi yang terjadi dahulunya.

d)      Timeliness (ketepatan waktu menghasilkan informasi)

Sistem yang ada belum dapat dikatakan sebagai sistem yang tepat waktu , karena karyawan perpustakaan harus menggunakan catatan atau buku untuk melihat transaksi yang terjadi .Contoh : jika saya meminta suatu transaksi peminjaman yang ada pada tanggal 12 oktober 2011 , maka karyawan perpustakaan akan membutuhkan beberapa selang waktu untuk mencari data yang yang berhubungan di dalam catatan atau buku.

e)      Security (keamanan dari sistem)

Kemampuan sistem untuk mengendalikan segala bentuk atau segala macam bahaya maupun bencana yang dihadapi belum dimiliki oleh sistem yang ada.Siapa saja dapat masuk ke dalam sistem dan merubah data data yang ada.apabila terjadi bencana sistem perpustakaan stiki pun tidak bisa menghadapi karena tidak adanya penyimpanan data yang lain.

f)       Simplicity (kemudahan sistem digunakan)

Sistem yang ada dapat dikatakan mudah untuk digunakan oleh karyawan perpustakaan karena telah familiar (terbiasa) dengan Sistem manual atau sistem pembukuan

g)      Economy (nilai ekonomis dari sistem)

Walaupun sistem ini tidak menggunakan listrik sebagai sumber daya nya tetapi Sistem yang ada masih lemah dari aspek ekonomi. Hal ini disebabkan oleh pemborosan kertas dan tinta yang terjadi setiap kali laporan salah dicetak, sehingga sumber-sumber dana kurang dapat dialokasikan dengan baik dan tepat.

h)      Relevance (sesuai kebutuhan)

Sistem yang ada belum dapat menghubungkan antara dafatar buku yang ada dan daftar buku yang  telah terpinjam. Sistem juga belum dapat menghubungkan antara daftar peminjam yang telah melewati batas pinjam ataupun tidak serta belum bisa membedakan antara  daftar peminjam dosen ataupun daftar peminjam mahasiswa.

i)        Efficiency (efisiensi dari sistem)

Kesalahan yang sering terjadi pada saat pencetakan laporan menyebabkan terjadi pemborosan sumber daya listrik. Selain itu,pegawai perpustakaan menjadi tidak dapat mengerjakan pekerjaan yang lain sehingga waktu untuk menyelesaikan pekerjaannya bertambah dikarenakan kesulitan didalam menginputkan satu persatu daftar buku atau peminjaman. Hal ini menjadikan sistem yang ada tidak dapat mengalokasikan segala sumber-sumber daya dengan baik.

j)        Reliability (keandalan dari sistem)

Sistem yang  ada sudah dapat dipercaya karena selama ini belum ada komplain atau keluhan dari mahasiswa ataupun dosen lainnya mengenai sistem yang telah ada sekarang.Dan juga apabila terjadi kesalahan , hanya terletak di human error bukan computer error.

2.1.2. Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan ketika sistem yang baru diimplementasikan, meliputi:

1) Keluaran yang akan dihasilkan oleh sistem.

2) Masukan yang diperlukan sistem, meliputi:

3) Kebutuhan teknologi.

a. Perangkat keras (Hardware)

b. Perangkat lunak (Software)

2.2.     Studi Kelayakan

Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktorfaktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan. Beberapa kategori pengujian kelayakan, meliputi:

2.2.1. Kelayakan Teknis (Technical feasibility)

Kelayakan teknis berkaitan dengan teknologi yang nantinya akan diterapkan pada sistem yang akan dikembangkan. Secara teknis, sistem dinilai layak dengan syarat berikut:

a.        Sistem informasi yang diajukan cukup praktis karena teknologi yang tersedia cukup untuk diaplikasikan pada sistem informasi yang baru.

b.    Teknologi yang diperlukan tersedia di pasaran dan memenuhi kapasitas yang diperlukan.

c.      Pakar teknis yang dibutuhkan untuk mengoperasikan teknologi tersebut secara tepat telah dimiliki oleh instansi.